Kun je je e-mail echt maar een keer per dag checken?

e-mail een keer per dag

Wanneer we het hebben over de aandachtsspanne van de gemiddeld werkende mensch, dan is niets zo funest als het zwarte gat dat de inbox van je e-mail heet. In deze inbox verdwijnt je focus, tijdsbesef en efficiëntie zoals licht onzichtbaar is in die mysterieuze zwarte gaten in het heelal. Hoe mooi zou het zijn als je maar een keer per dag je e-mail zou checken? 

Stel je eens voor. Dat je maar eenmaal per dag e-mail checkt. Dat je niet verdwaalt in het doorspitten van irrelevante mails, dat je geen tijd verliest aan het beantwoorden van overbodige vragen en dat je je niet laat afleiden door dat schreeuwende getalletje op je postvak in. Hoe mooi zou dat zijn?

Twintig minuten

Voor je concentratie zou het in ieder geval perfect zijn. Wie regelmatig op een dag haar e-mail checkt, versnippert haar aandacht als een confettikanon bovenop een praalwagen. Het schiet overal en nergens heen. Weet je dat na het checken van je mail gemiddeld twintig minuten duurt voordat je weer weet waar je ook alweer gebleven was? Twintig minuten! Dat is bijna een half uur dat je nodig hebt om in opperste concentratie de draad weer op te pakken.

Om die reden is het wijs om maar eenmaal per dag je e-mail te checken. Maar goed, als het zo makkelijk was om dat te doen, zou iedereen het doen. Wat zijn de tips om eenmaal per dag je e-mail te checken?

Tip 1: Erken dat je digitale grenzen wil stellen

Digitale wat? Digitale grenzen. Dus wanneer jij je e-mail nog maar eenmaal per dag wil checken, is dat een grens die je voor jezelf stelt. Een goede zet, alleen moet je baas of opdrachtgever hier ook van op de hoogte zijn. Maak daarom kenbaar aan de wereld dat je werkt aan je digitale grenzen. Leg uit wat je er mee wil bereiken; wie het doel duidelijk voor ogen heeft, kan de best passende grens stellen.

Tip 2: kies voor interruptie vrije periodes

Consistentie is key voor iedereen die minder vaak zijn e-mail wil checken. Kies een vast moment of tijdstip per dag uit waarop je je e-mail checkt. Bijvoorbeeld na de lunch of aan het einde van je werkdag. Aan het begin van je werkdag is niet aan te raden, want dan versnipper je alsnog al je aandacht.

Vaak is je concentratie in de ochtend het hoogst. Bewaar daarom taken die weinig inspanning vereisen, zoals het lezen van je e-mail, voor aan het eind van de dag. Het is immers zonde om je meest productieve uren te ‘verspillen’ aan taken die niet je opperste concentratie vragen. Op deze manier sluiten veel succesvolle mensen hun dag af.

Tip 3: blaas nieuw leven in je Out of Office

Zoals we al zeiden: consistentie is key. Heb je het over het stellen van digitale grenzen, dan is een Out of Office een dankbare tool. Een OOO geeft je de uitgelezen kans om je situatie te beschrijven, afspraken te benoemen en een alternatieve oplossing te bieden.

Je kunt aangeven dat je je e-mail maar eenmaal per dag checkt en tegelijkertijd een oplossing bieden voor dringende zaken: dan kunnen ze je bellen. Wanneer je vervolgens gebeld wordt, weet je dat je moet opnemen (en moet je dat dus ook doen). Het zorgt voor een mooie wisselwerking: jij laat weten dat je maar eenmaal per dag je mail checkt en andersom weten je collega’s dat ze je kunnen bellen bij echt dringende zaken.

Bovendien geeft een OOO je de kans om uit te leggen waarom je dit doet. Dat geeft inzicht, duidelijkheid én daadkracht. Hoe je een leuke OOO schrijft, kun je overigens hier lezen.

Tip 4: houd je aan je afspraken

Als je maar een keer per dag je mail wil checken, moet je ook maar een keer per dag je mail checken. Je kunt namelijk niet verwachten dat anderen rekening houden met jouw grenzen als je hier zelf overheen stapt.

Dit is essentieel, vooral in de beginfase van een baan. Als je eenmaal een vaste routine hebt om tot 21.00 uur aan je bureau te zitten en je e-mail te checken, dan zal het raar voelen als je dat plotseling niet meer doet. Dat rare gevoel komt omdat je niet thuis bent in je eigen grenzen. Aangezien je het grootste deel van je tijd op het werk doorbrengt, is het juist cruciaal om op je werk start- en eindpunten in te stellen. Zo ook voor je e-mail.

Want hoe geweldig het ook voelt om altijd ‘nodig’ te zijn, voor jou zelf is het niet gezond en niet productief. Creëer een vaste tijd om alle werkgerelateerde e-mails, berichten, zoekopdrachten op het internet en telefoontjes af te sluiten. Je team zal je meer respecteren voor het waarderen van je persoonlijke leven.

Tip 5: zorg dat je je bewust blijft van je digitale grenzen

Dat je nog maar eenmaal per dag je e-mail wil checken, is een verlangen dat voortkomt uit onrust, stress en een overvloed aan prikkels. En hoe ijverig je ook begint met het stellen van grenzen, voor je het doorhebt word je weer terug gezogen in het zwarte gat. Zorg daarom dat je je bewust blijft van je doel (concentratie) en dat je je bewust blijft van je grenzen (eenmaal per dag je e-mail checken of een maximale tijd spenderen op social media). Zet je push-notificaties uit, zet timers op je apps en blijf jezelf eraan herinneren waarom je dit doet.

Lees ook: Hoe sluiten succesvolle mensen hun werkdag af?

Op de hoogte blijven van onze leukste artikelen en winacties? Schrijf je in voor de VIVA-nieuwsbrief.

Bron: Create & Cultivate, Foto door Christina Morillo via Pexels
VIVA's Lise gelooft in een poederroze planeet ergens hier ver, ver vandaan, waar Justin Bieber en Idris Elba samen president zijn en het altijd glitter giet. Zolang die planeet nog niet gevonden is, houdt Lise zich bezig met millennial perikelen en entertainment. Véél entertainment. Wil je me volgen op insta? @lisejasmijn, dan kan ik ook zien wie jij bent.