Vraag het de mediator: ‘Als je baas je klein houdt, wat doe je dan?’

problemen baas

Sigrid is afdelingshoofd in een verpleeghuis. Het rommelt al jaren in haar team en er zijn veel klachten van bewoners en mantelzorgers. Daarom heeft ze een plan bedacht om de afdeling te reorganiseren. Tot haar grote teleurstelling wijst haar manager Francis het plan af. Het is niet in lijn met het beleidsplan van de raad van bestuur en bovendien veel te duur. Sigrid probeert Francis te overtuigen en als dat niet lukt, probeert ze collega’s te mobiliseren. Haar vasthoudendheid geeft Francis een ongemakkelijk gevoel.

Francis: ‘Ik ben nu ruim een jaar manager van dit verpleeghuis. Ik heb twee afdelingshoofden onder me: Sigrid van de verblijfsafdeling en Harold van de dagopvang. Ik vind mijn functie erg leuk, maar soms ook best spannend. Je zit toch tussen de raad van bestuur en de afdelingsmanagers in en in de raad van bestuur zitten echt mensen van statuur. Daar kom je niet weg met een niet-sluitende begroting of een vage verwachting dat het volgend jaar wel beter zal gaan.
Ik denk dat Sigrid dat niet helemaal begrijpt. Een paar weken geleden kwam ze met een groots plan om haar afdeling klantgerichter te laten werken. Ze vond dat we daar eigenlijk ook direct mee moesten beginnen. Toen ik haar uitlegde dat zo’n plan volgens de geijkte procedures tot stand moet komen, meestal via een extern bureau, en dat haar plan sowieso niet strookte met het beleid van de instelling, werd ze boos. Ze keek me aan met zo’n blik van ‘wat ben jij een klein ambtenaartje’, alsof ik totaal geen visie heb. Dat stak me enorm.

Ze heeft geen idee welke verantwoordelijkheden ik draag. Haar plan is vast heel aardig, maar als het misgaat moet ik me verantwoorden tegenover de raad van bestuur. Ik ben niet van plan om zo’n risico te lopen ter meerdere eer en glorie van mevrouw Sigrid. Volgens mij heeft ze trouwens een geheime agenda. Ik denk dat ze bezig is om andere medewerkers tegen mij op te zetten. Dat kan ik niet tolereren. Als ze mijn autoriteit niet accepteert, moet ze vertrekken.’

Sigrid: ‘Ik werk al 16 jaar op deze afdeling, de laatste vijf jaar als afdelingshoofd. Ik weet precies waarover onze bewoners en hun mantelzorgers ontevreden zijn en waarom de ene na de andere medewerker een burn-out krijgt. Ik heb een plan ontwikkeld om de situatie te verbeteren. Dat zal niet makkelijk worden. We hebben echt een cultuuromslag nodig en het team loopt al jaren op zijn tenen, die zitten niet te wachten op extra werk. Maar soms moet je investeren.
Het is echt een goed onderbouwd plan. Het afgelopen jaar heb ik afdelingshoofden van andere verpleeghuizen gesproken en van hen heb ik veel geleerd. Ik heb mijn plan voorgelegd aan een paar collega’s en die waren ook heel enthousiast. Dus ik was erg benieuwd wat Francis ervan zou vinden.
Nou, volgens mij heeft ze er niet eens naar gekeken. Niet volgens de procedure, zei ze meteen. En te duur. Ze weet niet eens waar ik dat geld aan wil besteden. Wat bijscholing en een kleine verbouwing, wat kost dat nou? Er gaat miljoenen in deze organisatie om. Dat geld is er echt wel. En trouwens, je moet ook een beetje lef hebben.

Francis is geen ondernemer, ze heeft geen visie. Ze likt alleen maar aan de hielen van de raad van bestuur. Ik zou een veel betere manager zijn, zeg dat maar niet tegen haar, dan zijn de rapen helemaal gaar. Maar als er een vacature vrijkomt, ga ik zeker solliciteren. Het zou mooi zijn als ik dan kan laten zien wat ik in mijn mars heb.’

De mediator: ‘Op het moment dat we in een gesprek gaan zou ik jullie meer willen laten vertellen over de cultuur waarin jullie werken. En hoe jullie ieder die cultuur invullen voor jezelf. Jullie voelen je allebei verantwoordelijk. Kennen jullie elkaars verantwoordelijkheden? Is het misschien interessant om te horen van Francis waar zij zich zorgen over maakt Sigrid? Die informatie zou alleen al kunnen helpen om te weten waar je in terecht komt als je manager wordt. Hoe zou Sigrid haar plan kunnen presenteren, zodat jij er wel naar kunt kijken Francis? Nee is een antwoord, maar komt soms voort uit een ander ‘nee’ dat hier nu niet is benoemd. Weet jij, Sigrid, welke ruimte je wel hebt om voorstellen te doen? Zodra jullie meer van elkaar hebben gehoord over waar de ambitie vandaan komt en waar de zorg voor haalbaarheid uit voort komt, komen er misschien mogelijkheden om samen op te trekken. Het is niet nodig in dit antwoord om verder te gaan in oplossingen. Eerst is het belangrijk om aan de hand van voorgaande vragen helderheid voor elkaar te creëren. Waarschijnlijk creëren jullie daar ruimte mee waar anderen in de organisatie ook hun voordeel mee kunnen doen.’

Michiel Hordijk (45) is de initiator van de Mediation Supermarkt: een handig boek met uitleg, mediation of een leuk item voor de kinderen helpen om rust te vinden in een lastige periode. Als vader van een dochter uit een eerder huwelijk en een zoon in zijn huidige relatie staat hij zelf dagelijks voor de keuze hoe je omgaat in alle verschillende situaties op het werk en in je gezin. Wekelijks gaat hij op VIVA.nl in op een voorgelegde situatie en geeft hij een tip hoe met de situatie kan worden omgegaan. Heb je zelf een vraag of situatie die je wil voorleggen aan Michiel? Mail deze dan naar info@mediationsupermarkt.nl.

Op de hoogte blijven van onze leukste artikelen en winacties? Schrijf je in voor de VIVA-nieuwsbrief.

Bron: Mediation Supermarkt | beeld: iStock
VIVA's Lise gelooft in een poederroze planeet ergens hier ver, ver vandaan, waar Justin Bieber en Idris Elba samen president zijn en het altijd glitter giet. Zolang die planeet nog niet gevonden is, houdt Lise zich bezig met millennial perikelen en entertainment. Véél entertainment. Wil je me volgen op insta? @lisejasmijn, dan kan ik ook zien wie jij bent.