Zo zorg je voor de perfecte out-of-office (en dít is wat je vooral niet moet doen)

Nu de zomerperiode na lang wachten dan eindelijk aanbreekt, zul je steeds vaker de out-of-office onder je neus geschoven krijgen. De welbekende automatische reply is inmiddels een standaard iets die we instellen wanneer we onze koffers pakken en voor een week of twee naar een tropisch eiland verkassen. Maar wat is nou een goede out-of-office, en welke kun je beter laten?

Jij bent op vakantie, en dat is natuurlijk fijn. Maar voor je achterblijvende collega’s of mailcontacten is het tóch iets minder. Helemaal wanneer jij je out-of-office hebt volgepropt met gifjes van iemand die languit op het strand ligt, kan dat nog weleens verkeerd vallen bij iemand die uit het kantoorraam kijkt en de regen met bakken uit de hemel ziet vallen.

Roze olifant

Daarnaast is de welbekende ‘kantoorhumor’ niet altijd een goed idee, en kun je awkward situaties maar beter gewoon helemaal vermijden. Maar hoe zit een goede out-of-office, zonder dat je iemand tegen het zere been schopt, dan wel in elkaar? Volgens personal branding-deskundige Fiona Kloosterman, is de beste manier om de ‘roze olifant’ uit de weg te gaan.

“Het oerbrein leest het woord ‘niet’ niet. Als je zegt, denk niet aan een roze olifant, denk je toch aan een roze olifant. Mensen lezen negatieve dingen niet.” Oftewel: zorg dat een out-of-office reply te allen tijde positief blijft. In plaats van ‘ik ben er niet’, schrijf je: ‘ik ben op vakantie’.

Maar, daarmee ben je er nog niet. Want fijn dat je collega of wie dan ook weet dat jij er even tussenuit bent, maar daar hebben zij in feite bar weinig aan. Vermeld daarom altijd duidelijk bij wie ze in dit geval kunnen aankloppen en vergeet zeker niet het mailadres of telefoonnummer van diegene in je mail op te nemen.

Duidelijkheid

Voor de rest is duidelijkheid the key met een out-of-office, en is het daarom ook handig om te vermelden wanneer je er weer bent. Zo weet iedereen wanneer jij, zongebruind en wel, weer terug van vakantie bent, en er weer bij je aangeklopt kan worden. Tsja, ook vakanties gaan helaas voorbij…

Op de hoogte blijven van onze leukste artikelen en winacties? Schrijf je in voor de VIVA-nieuwsbrief.

Bron AD Beeld iStock